Eine leistungsstarke Telefonanlage erlaubt es Unternehmen, produktiver zu sein, die eigene Erreichbarkeit zu optimieren und sich auch innerhalb des Unternehmens besser zu vernetzen. Aus diesem Grund ist nicht nur die Wahl der richtigen Telefonanlage, sondern auch die Wahl der dahinterstehenden Technologie von entscheidender Bedeutung. Die richtigen Telefonanlagen für Kleinbetriebe unterscheiden sich meist nur in der Dimensionierung von der passenden Lösung für große Unternehmen. Sicherheit und Erreichbarkeit sind entscheidend.
Das Wichtigste in Kürze
- Es gibt viele verschiedene Varianten der Telefonanlage in unterschiedlichen Ausführungen
- Telefonanlagen erlauben nicht nur die Kommunikation mit externen Anrufern, sondern erlauben auch interne Telefonate
- Moderne Telefonanlagen inkludieren auch Smartphones, Computer und weitere Endgeräte zur gemeinsamen Kommunikation
- Gute Telefonanlagen zeichnen sich durch die einfache Handhabung auch ohne technisches Vorwissen aus
Was versteht man unter einer Telefonanlage?
Telefonanlagen verbinden sowohl interne als auch externe Leitungen miteinander und erlauben es Geräten wie Telefonen, Computer, Smartphones, Anrufbeantwortern und Netzwerkkomponenten miteinander zu interagieren. Die Telefonanlage ist somit das Kernelement der Kommunikation innerhalb und außerhalb eines Unternehmens. Die Anlage ist die zentrale Vermittlungsstelle zwischen den verschiedenen Teilnehmern und den unterschiedlichen Nebenstellen.
Arten von Telefonanlagen
Grundsätzlich gibt es drei verschiedene Arten von Telefonanlagen, welche Unternehmen verschiedener Größen nutzen können. Die klassische Variante ist dabei die Installation vor Ort, flexibler wird man mit einer virtuellen Telefonanlage. Wer auf dem neuesten Stand und höchst flexibel sein mag, der kann mit Cloud-Lösungen die optimalen Ergebnisse erwarten.
Schauen wir uns diese drei Varianten einmal genauer an:
Installation vor Ort
Bei der Installation vor Ort wird entweder mittels Hardware oder mittels Software eine Telefonanlage direkt im Unternehmen verbaut. In der heutigen Zeit setzen Unternehmen verstärkt auf Software-Lösungen, da diese sich flexibler anpassen lassen, sodass neue Telefonstellen und neue Nummern einfach vergeben werden können. Der große Vorteil solcher Anlagen liegt im optimalen Datenschutz, da alle relevanten Daten das Unternehmen nicht verlassen.
Allerdings können solche Anlagen immer dann problematisch werden, wenn nicht genügend Bandbreite für deren Betrieb vorhanden ist oder das Unternehmen schlichtweg nicht über eine ausreichend dimensionierte IT-Abteilung verfügt. Als Telefonanlage für kleine Unternehmen ist die Installation vor Ort dennoch die häufigste Wahl.
Virtuelle Telefonanlage
Virtuelle Telefonanlagen werden von verschiedenen Anbietern angeboten, welche die Leistung dem Unternehmen zur Verfügung stellen. Statt also den firmeneigenen Server für die Telefonanlage zu nutzen, wird ein externer Server betrieben und der Dienst der Telefonanlage über diesen bereitgestellt.
Alle Anrufe werden somit als Voice-Over-IP-Telefonie ausgeführt und sind somit enorm wartungsarm. Durch solche Lösungen lassen sich die Kosten für die Telefonanlage nochmals minimieren, da unter anderem die Personalkosten für Betrieb und Wartung ausgelagert werden.
Cloud-Lösungen
Eine Cloud-Telefonanlage geht noch einen Schritt weiter und setzt auf Cloud-Infrastruktur des externen Anbieters. Somit sind solche Lösungen nicht nur besonders kostensparend, sondern vor allem auch hochverfügbar. Wer mit seinem Unternehmen rund um die Uhr erreichbar sein muss, ist mit einer Cloud-Telefonanlage meist sehr gut beraten.
Zudem besitzen diese Lösungen eine sehr gute Skalierbarkeit, sodass sich der Umfang der Leistungen an die eigenen Anforderungen anpassen lässt. Wichtig ist hier allerdings für den Betrieb eine ausreichende Bandbreite am Unternehmensstandort, damit alle Funktionen zuverlässig ausgeführt werden können.
Worauf kommt es beim Betrieb einer Telefonanlage an?
Beim Betrieb einer Telefonanlage sind verschiedene Faktoren von besonderer Bedeutung. Denn in Unternehmen müssen die Anlagen nicht nur einfach zu bedienen sein, sondern auch in weiteren Bereichen überzeugen können.
Wartung
Kleinere Telefonanlagen müssen in der Regel nicht oder nur selten gewartet werden. Doch Telefonanlagen für Kleinbetriebe oder auch die Telefonanlage für kleine Unternehmen mit weiteren Funktionen wie Gegensprechanlagen oder Alarmanlagen sind eine andere Hausnummer. Wenn solche externen Geräte in die Anlage eingebunden werden, ist eine regelmäßige Wartung wichtig und notwendig, um die Funktionalität der gesamten Anlage zu erhalten. Je nach Hersteller kann es hier eigene Wartungsverträge geben oder eigene Experten, welche die Wartung auf Wunsch übernehmen. Wer thematisch und technisch fit ist, kann die Wartung allerdings auch selbst in die Hand nehmen.
Datenschutz
Moderne VoIP-Telefonanlagen und auch die immer beliebter werdende Cloud Telefonanlage haben leider ein echtes Problem: Sie sind in Sachen Datenschutz und Datensicherheit enorm problematisch, sodass man hier als Unternehmen verschiedene Maßnahmen ergreifen sollte, um die eigenen Daten abzusichern. Die wohl erste Maßnahme muss es sein, die Passwörter für die Fernwartung der Anlage zu verändern, um fremden Personen keinen Zugriff auf die Anlage zu geben. Ähnlich wie bei PC-Konten sollten die eigenen Mitarbeiter auch dazu geschult werden, sichere Passwörter für die Voicemail-Boxen zu verwenden und die Passwörter regelmäßig zu ändern. Viele Telefonanlagen bieten zudem die Möglichkeit, den Zugriff über ausländische Telefonnummern automatisch zu bestimmten Zeiten einzuschränken. Feiertage, Wochenenden und natürlich auch die Zeit nach Büroschluss sollten hier genau definiert werden. Falls Mitarbeiter im Home Office arbeiten oder weitere Filialen in die Telefonanlage eingebunden werden sollen, sollten diese nur über ein sicheres VPN-Netz mit der Anlage verbunden werden. So sorgen Sie nachhaltig für Sicherheit. Diese Möglichkeiten sollten Sie immer bedenken, wenn Sie eine Telefonanlage kaufen möchten.
Ausfallzeiten minimieren
Gute Telefonanlagen helfen Unternehmen dabei, Ausfallzeiten zu minimieren. Dies gelingt in der Regel durch regelmäßige Backups des Systems. Fällt dann beispielsweise ein Telefon aus, kann es schnell durch ein neues Gerät ersetzt werden. Die Sicherungsdatei kann auf das Gerät aufgespielt werden und schon steht die gesamte Funktionalität wieder zur Verfügung. Besonders bei Telefonanlagen für Kleinbetriebe kann eine solche Lösung die Erreichbarkeit im laufenden Betrieb langfristig sicherstellen. Viele Telefonanlagen bieten solche Lösungen an. Es ist wichtig, sich beim Kauf zu informieren, wie diese Datensicherung eingerichtet wird und wie häufig diese durchgeführt werden sollte.
Die wichtigsten Funktionen einer Telefonanlage
Die Möglichkeit Anrufe umzuleiten
Die Option Anrufe weiterzuleiten
Die Option Anrufe zu halten
Konferenzschaltungen mit mehreren Teilnehmern
Das Monitoring von Anrufen
Eine Anrufbeantworter-Funktion
Eine Warteschleife (mit Musik oder Ansagen)
Kurzwahl-Funktionen für schnelle Verbindungen
Voice-to-E-Mail-Funktion
Automatische Verteilung der Anrufe an verschiedene Arbeitsplätze
Wann brauche ich eine Telefonanlage?
Man sollte eine Telefonanlage kaufen, wenn mehrere Endgeräte miteinander verbunden werden sollen und mehrere Telefonleitungen gleichzeitig in Betrieb sind. Zu den Geräten gehören dabei nicht nur Telefone, sondern auch Anrufbeantworter oder Faxgeräte, welche ebenfalls die Leitungen nutzen. Die Telefonanlage kann dabei sowohl für externe Gespräche als auch für kostenfreie interne Gespräche eingesetzt werden.
Welche Endgeräte können mit einer Telefonanlage verwendet werden?
Bei analog arbeitenden oder digitalen ISDN-Telefonanlagen können kommunikationsfähige Endgeräte wie Telefone, Anrufbeantworter oder Faxgeräte in die Anlage integriert werden. Moderne VoIP-Lösungen hingegen sind deutlich flexibler. Hier können auch IT-fähige Endgeräte jeglicher Art in die Telefonanlage integriert werden. So lassen sich PCs, Laptops und Smartphones ebenfalls in die Telefonanlage einbinden und somit produktiv nutzen.
Was ist beim Kauf einer Telefonanlage zu beachten?
Beim Kauf von Telefonanlagen ist es vor allem wichtig, die Kapazität der Anlage zu kennen und deren Leistungskapazität nicht zu überanspruchen. In der Regel sollte die Anlage lieber etwas zu groß als zu knapp kalkuliert werden, um im Unternehmen Wachstum problemlos abfedern zu können. Eine Telefonanlage für kleine Unternehmen sollte zudem noch weitere Funktionen aufweisen, wie beispielsweise einen Anrufbeantworter, eine Rückruf-Funktion oder eine Follow-me-Funktion. Grundsätzlich bleibt es aber essenziell wichtig, dass die Anlage einfach zu bedienen ist und jeder Nutzer schnell mit der Anlage vertraut gemacht werden kann.