6 Tipps für erfolgreiche Online-Meetings

Was ist ein Online-Meeting?

Ein Online-Meeting ist ein virtuelles Treffen, das

• aus unterschiedlichen Anlässen,
• mit unterschiedlichen Teilnehmerzahlen und
• mit unterschiedlicher Dauer

stattfindet. Online-Meetings können daher beispielsweise eine fünfzehnminütige Projektbesprechung zwischen zwei Teammitgliedern oder eine mehrstündige Präsentation vor einem Kunden mit 20 Teilnehmern sein.

Vom Online-Meeting abzugrenzen, sind Webkonferenzen. Bei einer Webkonferenz gibt es in der Regel verschiedene Speaker, die Inhalte vor einem (virtuellen) Publikum präsentieren oder Workshops halten. Teilnehmer an Webkonferenzen müssen häufig ein Ticket erwerben, um daran teilnehmen zu können. In unserem Beitrag konzentrieren wir uns auf das Online-Meeting.

Welche Vorteile haben Online-Meetings für Unternehmen?

Zwar stellen Online-Meetings die Kommunikation im Unternehmen vor eine Herausforderung. Sie können von den virtuellen Treffen jedoch auch profitieren. Welche Vorteile bringen Online-Meetings mit?

Kurzfristige Meetings

Meetings in Person benötigen stets eine Vorlaufzeit. Der passende Raum oder die erwünschte Location müssen zur Verfügung stehen. Und: Teilnehmer müssen für eine Besprechung oftmals anreisen. Spontane Meetings mit mehreren Kollegen, die verteilt an unterschiedlichen Standorten sitzen, sind daher nicht möglich. Das ist bei Online-Calls anders. Teams können sich per Chat schnell kurzschließen und kurzfristig Meetings ansetzen – unabhängig davon, wer gerade wo arbeitet. Das kann Prozesse in Projekten beschleunigen und so schneller Ergebnisse hervorbringen.

Ressourcen sparen

Wenn Meetings online stattfinden, sparen Unternehmen Ressourcen ein. Denn: Sie sparen sich sowohl die Zeit als auch die Kosten für eine Anreise. Das ist vor allem für ein- oder zweistündige Meetings sinnvoll. Denn: Vor Corona war es nicht unüblich, dass Mitarbeiter für ein kurzes Meeting eine lange Zugfahrt oder einen Flug innerhalb von Deutschland oder Europa vornahmen. Das Meeting beanspruchte so schnell einen ganzen Arbeitstag – und belastete ganz nebenbei das Klima. VW konnte seine Reisekosten seit dem Einzug von hybrider Arbeit von 100 Millionen Euro jährlich auf 25 Millionen Euro senken.

Zudem müssen Unternehmen für größere Treffen keine Räumlichkeiten mehr mieten. Sie benötigen kein Equipment und kein eventuelles Servicepersonal.

Kosten für Meetings besser kalkulierbar

Unternehmen können die Kosten für Meetings besser einschätzen. Denn: Sollte ein Meeting mal länger dauern, entstehen keine zusätzlichen Kosten für den gemieteten Raum oder das gebuchte Personal.

Vor welchen Herausforderungen stehen Unternehmen bei Online-Meetings?

Online-Meetings können die Kommunikation und die Effizienz einer Zusammenarbeit beeinträchtigen. Unternehmen stehen dabei insbesondere vor diesen Herausforderungen:

Weniger persönlich

Online-Meetings machen die Interaktion zwischen Mitarbeitern weniger persönlich. Es fehlt der direkte Augenkontakt und das persönliche Miteinander. Das kann Auswirkungen auf die soziale Bindung im Team haben. Dabei haben es vor allem neue Mitarbeiter oder Remote-Only-Mitarbeiter schwer, sich ins Team zu integrieren und Vertrauen aufzubauen. Darunter kann die Motivation und die Mitarbeiterpsyche leiden.

Weniger aufmerksam

Online-Meetings sind nicht immer ein ausgeglichener Dialog, in dem jeder den gleichen Redeanteil besitzt. Oftmals werden Besprechungen von ein oder zwei Personen dominiert, die ihr Wissen teilen. Es ist daher schwer, ein ganzes Online-Meeting über aufmerksam zu bleiben. In vielen Fällen schalten die ersten Teilnehmer bereits nach wenigen Minuten gedanklich ab. Den eigentlichen Zweck – die Planung, Organisation und Besprechung von Projekten – können Sie so daher verfehlen.

Unterschiedliche Zeitzonen

Hybride Arbeit ermöglicht es, Mitarbeiter auf der ganzen Welt zu gewinnen. Sitzen diese jedoch in anderen Zeitzonen, kann das die Terminfindung für ein Online-Meeting schwierig machen. Im schlimmsten Fall müssen bestimmte Mitarbeiter nachts daran teilnehmen. Das wiederum hat Auswirkungen auf Aufmerksamkeit und Motivation.

Technikunterschiede

Damit Online-Meetings einwandfrei ablaufen, müssen alle Teilnehmer über eine moderne technische Ausstattung verfügen. Die Technik an nicht von Unternehmen ausgestatteten Arbeitsplätzen ist jedoch häufig nicht State of the Art. Das führt oftmals zu Verbindungsabbrüchen, Bildausfällen und Tonproblemen.

6 Tipps für effiziente Online-Meetings

Wie also können Sie Online-Meetings angehen, dass die Teilnehmer effizient und konzentriert ihre Programmpunkte abarbeiten?

1. Stellen Sie die richtige Technik zur Verfügung

Viele Unternehmen gehen davon aus, dass sie für eine reibungsfreie Besprechung lediglich die richtige Online-Meeting-Software und ausreichend schnelles Internet benötigen. Bevor Sie sich darum kümmern, sollten Sie in einem ersten Schritt jedoch dafür sorgen, dass Ihre Mitarbeiter über die richtige technische Ausstattung für die Calls verfügen. Dazu zählt vor allem ein modernes Videokonferenzsystem. Dies sollte über

• Kamera,
• Mikrofon und
• Ausleuchtung

verfügen. Nur so stellen Sie sicher, dass Sie Ihr Gegenüber fast wie bei einem persönlichen Gespräch vor sich sehen. Das erleichtert die Kommunikation enorm. Daneben sind auch verschiedene Cloud Services unverzichtbar. Nur so können Sie jederzeit im Gespräch auf alle Dateien, die für Ihr Projekt relevant sind, zugreifen.

2. Nutzen Sie ein leistungsstarkes Online-Meeting-Tool

Viele Unternehmen gehen davon aus, dass sie für eine reibungsfreie Besprechung lediglich die richtige Online-MeetEin geeigneter Online-Meeting Anbieter weist einen Leistungsumfang auf, der den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht. Dafür müssen Sie sich zunächst einmal klarmachen, was eine Online-Meeting-Software für Ihre Teams und Projekte können muss. Relevant sind dabei zum Beispiel Fragen wie:

• Müssen Dokumente während der Besprechung geteilt werden?
• Benötigen Sie eine Chat-Funktion?
• Wollen Sie Online-Meetings aufzeichnen?
• Wie viele Teilnehmer müssen an einer Sitzung teilnehmen können?

Etablierte Online-Meeting Anbieter am Markt sind unter anderem Microsoft Teams, Zoom und Google Hangout.

3. Legen Sie Thema, Ziel und Ablauf des Online-Meetings fest

Auch wenn viele Unternehmen Online-Meetings improvisiert angehen – ein effizienter Online-Call hat eine klar definierte Agenda:

Definiertes Thema

Jedes Online-Meeting sollte ein festes Thema haben. Auf diese Weise wissen die Teilnehmer genau, was sie erwartet und worauf sie sich vorbereiten können. Dabei sollten Sie nicht zu viele Themenpunkte aufnehmen. Denn: Gehen Zoom Meetings und Google Hangouts zu lange, verlieren Teilnehmer ihre Konzentration und Motivation.

Das Thema ergibt sich meist von selbst, wenn es sich bei dem Online-Meeting um ein Daily Standup oder ähnliches handelt. Dann ist klar, dass es in der Besprechung um den aktuellen Arbeitstag in einem bestimmten Projekt geht.

Klares Ziel

Ein festes Thema für ein Online-Meeting ist noch nicht ausreichend. Das Meeting muss auch ein klares Ziel aufweisen. Das kann zum Beispiel die Vergabe neuer Aufgaben oder die Entscheidung für das weitere Vorgehen in einem Projekt sein.

Festgelegter Ablauf

Damit die Teilnehmer in einem Online-Meeting wissen, wann welches Thema auf der Agenda steht, sollten Sie einen festen Ablauf für die Besprechung definieren. Legen Sie dazu für jedes Thema bzw. Unterthema einen zeitlichen Rahmen fest.

Erwarten Sie bei einem Thema eher eine Diskussion als eine kurze Absprache, sollten Sie dafür entsprechend mehr Zeit einplanen. Nur so stellen Sie sicher, dass der Call nicht länger dauert als angesetzt. Bei zeitlich umfangreichen Meetings sollten Sie die Agenda vorher an alle Teilnehmer verschicken. So wissen diese, wann was ansteht. Das hilft, schneller von Punkt zu Punkt zu gehen.

Und: Längere Online-Meetings sollten Sie durch Pausen unterbrechen. 5 oder 10 Minuten reichen oftmals bereits aus, damit sich Teilnehmer gedanklich wieder sammeln können.

4. Bereiten Sie die Inhalte für das Online-Meeting gut vor

Jeder Inhalt für ein Online-Meeting sollte gut vorbereitet sein. Achten Sie dabei auf diese Leitlinien:

Nicht zu viele Inhalte in kurzer Zeit

Ob Face-to-Face oder im Online-Call: Zu viele Informationen in kurzer Zeit überfordern Mitarbeiter. Bauen Sie Ihre Inhalte daher so auf, dass diese Platz für Denkpausen und Einwürfe der Teilnehmer haben. Dazu ist es wichtig, dass Sie langsam sprechen.

Keine Monologe

Gerade für Führungspersonen, die ihren Mitarbeitern viel Input geben wollen, ist es eine Herausforderung, keine Monologe zu führen. Achten Sie daher darauf, die Teilnehmer immer wieder über Fragen oder Rückfragen, ob alles verstanden wurde, einzubinden.

Vielseitige Präsentationen

Um Ihren zu vermittelnden Content möglichst verständlich aufzubereiten, können Sie zum Beispiel Daten grafisch aufbereiten und Funktionen wie Shared Screens nutzen. Das lockert den Ablauf des Online-Meetings auf und hält Konzentration und Motivation hoch.

Spiele für Online-Meetings

Handelt es sich um einen informellen Call, wie beispielsweise ein monatliches Teamevent, können Sie Online-Meetings auch auflockern. Das geht zum Beispiel mit Spielen, die als „Ice Breaker“ dienen.

5. Bestimmen Sie einen Moderator

Größere Gruppen benötigen einen Verantwortlichen, der das Online-Meeting leitet. Legen Sie daher vorher einen Moderator fest. Dieser hält die Struktur im Gespräch und führt durch die Agenda. Er erteilt das Wort, so dass alle Teilnehmer gehört werden und nicht durcheinanderreden. Kleinere Gruppen benötigen in der Regel keine Moderation.

6. Führen Sie Protokoll

Bei längeren Online-Meetings ist es wichtig, dass Sie wichtige Ergebnisse und Entscheidungen schriftlich festhalten. Zwar kann es sein, dass einige Mitarbeiter ihre eigenen Notizen machen. Diese sind oft jedoch unvollständig und beinhalten nur die Punkte, die für sie selbst relevant sind.

Ein Protokoll sorgt dafür, dass Mitarbeiter Verantwortlichkeiten im Team im Überblick behalten. Und: Es verhindert, dass die subjektive Erinnerung der Teilnehmer unterschiedliche Ergebnisse generiert. Sie können Online-Meetings zudem zusätzlich aufzeichnen. Auf diese Weise können sich Mitarbeiter besonders komplexe Fragestellungen der Besprechung noch einmal anschauen.

Das fertige Protokoll mit allen Zuständigkeiten und Deadlines sollten Sie an alle Teilnehmer des Online-Meetings schicken. Auf diese Weise vermeiden Sie unnötige Nachfragen, Wiederholungen und Verzögerungen im nächsten Call.