Best Practice: Wie Sie hybride Arbeit richtig organisieren

Schaffen Sie eine Kultur des Vertrauens

Damit hybride Arbeitsmodelle reibungsfrei funktionieren, müssen Sie eine Unternehmenskultur schaffen, die auf gegenseitigem Vertrauen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer beruht.

Zum einen müssen Arbeitnehmer ihrem Arbeitgeber vertrauen können, dass dieser ihnen Sicherheit und Schutz bietet. Zum anderen müssen Unternehmen ihren Angestellten vertrauen, dass diese ihre Arbeit so erledigen, wie es für sie am besten funktioniert. Eine hybride Arbeitsweise sollte Mitarbeiter ihre Leistung daher zeit- und ortsunabhängig erbringen lassen. Wie und wann Arbeitnehmer ihren Aufgaben nachgehen, sollten Unternehmen nicht bewerten. Das Team und die Abteilung müssen dafür verstehen, worauf Angestellte hinarbeiten. Mehr Bedeutung erhält in diesem Kontext daher die Beziehung zwischen Manager oder Teamleiter und den Angestellten. Letztere müssen sich mit ihrem Vorgesetzten wohlfühlen. Sie müssen verstehen, welche Ergebnisse von ihnen erwartet werden.

Um eine Unternehmenskultur des Vertrauens zu schaffen, sollten Sie eine Arbeitsumgebung kreieren, die auf Transparenz und Dialog basiert. Auf diese Weise können Sie nach und nach eine hybride Arbeitswelt schaffen, in der Mitarbeiter und Unternehmen harmonieren – ohne dauerhafte Anwesenheit und somit ohne Kontrolle.

Etablieren Sie eine reibungsfreie Kommunikation

Damit Vertrauen Teil der Unternehmenskultur wird und Arbeitsprozesse effizient ablaufen, benötigen Sie auf allen Ebenen eine reibungsfreie Kommunikation. Sie schaffen diese über die drei folgenden Säulen:

Verbindungen aufrechterhalten

Wenn Mitarbeiter plötzlich nicht mehr jeden Tag im Büro sind, können Sie die Verbindung zu ihrer Organisation verlieren. Sie müssen daher dafür sorgen, dass sich Mitarbeiter auch im Homeoffice, Coworking Space oder Café als Teil des Ganzen fühlen. Dabei haben vor allem Manager und Teamleiter die Verantwortung, den Draht zu ihren Angestellten und die Kommunikation unter ihnen aufrechtzuerhalten.

In Technologie investieren

Um die Kommunikation möglichst einfach zu gestalten, müssen Unternehmen die technologischen Voraussetzungen für hybrides Arbeiten schaffen. Dafür müssen sie in die richtige Software – wie beispielsweise in Projektmanagement- und Kommunikationstools – investieren. Nur so können Sie sicherstellen, dass zwischen Abteilungsleitern, Teams und einzelnen Mitarbeitern ein ständiger Informationsfluss herrscht. Nur so können sie effektiv zusammenarbeiten.

Für Informationsgleichheit sorgen

Im Office zirkulieren Informationen ganz natürlich. Zwischen Büro, Flur und Kaffeemaschine teilen Mitarbeiter ihren aktuellen Stand, Herausforderungen und Erfolge. Arbeitnehmer im Homeoffice bekommen das nicht mit. Unternehmen stehen daher vor der Herausforderung, für Informationsgleichheit zu sorgen. Diese ist unverzichtbar, damit Mitarbeiter effizient arbeiten können. Dafür ist es wichtig, dass Angestellte an Meetings, die in Person im Office stattfinden, online teilnehmen können. Dabei kann es Sinn machen, regelmäßige Meetings wie Daily Standups stets online abzuhalten. Auf diese Weise begegnen sich alle Mitarbeiter auf einer Ebene.

Insbesondere Startups wissen bereits, wie das geht. Sie setzen auf flache Hierarchien und agile Kommunikation. Dabei nutzen sie für One-on-Ones und kleine Brainstormings Tools wie Slack. Für Daily Standups greifen sie auf Software wie Zoom oder Google Meet zurück.

Fördern Sie Autonomie

Jeder Angestellte arbeitet anders. Einige von ihnen schätzen die direkte Kommunikation mit ihren Teamkollegen und kommen daher an vielen Tagen ins Büro. Andere dagegen sind vor allem produktiv, wenn sie zuhause am Schreibtisch ihren Aufgaben nachgehen können. Hybride Arbeitsplatzmodelle sollten Mitarbeiter daher jederzeit selbst entscheiden lassen, wo sie arbeiten.

Damit ist es jedoch noch nicht getan. Wichtig für hybride Arbeitsformen ist auch, dass Arbeitnehmer im Homeoffice selbst entscheiden können. Nur so können Sie es vermeiden, dass diese ständig Rückfragen haben. Das senkt die Effizienz. Abteilungsleiter sollten ihren Mitarbeitern daher – in einem bestimmten Rahmen – mehr Verantwortung übertragen. Auf diese Weise können sie kleine, für ihren Arbeitsfortschritt relevante Entscheidungen selbst treffen. Das sollte nicht nur für erfahrene Arbeitskräfte gelten. Auch Berufseinsteiger, Azubis und Praktikanten sollten autonom kleine Teilbereiche übernehmen können. Das bedeutet auch: Micromanagement gehört bei hybriden Arbeitsplätzen der Vergangenheit an.

Denken Sie Produktivität neu

Bisher galt in vielen Unternehmen: Wer im Büro anwesend ist, arbeitet produktiv. Hybride Arbeit verändert dieses Arbeitsverständnis. Wenn Arbeitnehmer plötzlich von Zuhause aus arbeiten, wissen ihre Vorgesetzten nicht mehr, ob sie tatsächlich am Schreibtisch sitzen.

Unternehmen müssen sich daher vom Konzept Kontrolle verabschieden und Produktivität neu denken. Dazu dürfen sie Produktivität und geleistete Arbeitsstunden nicht mehr an Anwesenheit knüpfen. Stattdessen sollten sie ihren Fokus auf das Arbeitsergebnis legen. Das eignet sich vor allem dann, wenn Arbeit in vorzeigbaren Ergebnissen resultiert.

Schwieriger wird es, wenn die Arbeit nicht in der Erstellung von Dokumenten, einer sichtbaren Fehlerbehebung oder anderen nachvollziehbaren Resultaten besteht. Hier bedarf es Vertrauen. Unternehmen müssen ihren Mitarbeitern vertrauen, dass diese ihre Aufgaben eigenverantwortlich erledigen.

In der Praxis sollten Sie mit Ihren Angestellten vorher klären, welche Aufgaben eine persönliche Anwesenheit erfordern und welche sie remote besonders gut erledigen können. Dabei können Sie mit Mitarbeitern zusammen Wege der Produktivitätsmessung festlegen. Wichtig ist in diesem Kontext, dass Sie Ihre Arbeitnehmer bei diesem Prozess nicht außen vor lassen. Denn: Nur wenn Sie mit ihnen zusammen Ziele setzen, fallen diese auch realistisch aus.

Passen Sie das Büro seiner neuen Funktion an

Hybride Arbeit verändert die Funktion des klassischen Büros. Darauf müssen Sie reagieren. Sie müssen Arbeitsbedingungen schaffen, die den neuen Funktionen gerecht werden. Hybride Arbeitsmodelle machen das Büro zu einem Ort der Zusammenarbeit, des Lernens und der Geselligkeit. Sie sollten daher mehr offene Räume und Meeting Spots zur Verfügung stellen. Dort können sich Mitarbeiter austauschen und produktiv zusammenarbeiten.

Um den neuen Platzbedarf zu schaffen, können sie einige individuelle Arbeitsplätze einstreichen. Wenn Remote Work möglich ist, wird stets ein Teil der Belegschaft nicht im Büro anwesend sein. Sie benötigen daher nicht mehr die volle Zahl an individuellen Arbeitsplätzen. Mitarbeiter teilen sich dann abwechselnd einen Schreibtisch.

Alternativ können Sie das Büro nur noch als Ort der Kollaboration nutzen. Dropbox zeigt hier, wie das aussehen kann. Das Unternehmen hat seine bestehenden Büros in sogenannte Dropbox Studios verwandelt. Dabei handelt es sich um Coworking Spaces, die auf Zusammenarbeit und Gemeinschaftsbildung ausgerichtet sind.

Statten Sie hybride Arbeitsplätze richtig aus

Damit hybride Arbeit richtig funktioniert, müssen Sie sowohl die Office-Plätze am Unternehmensstandort als auch die Heimarbeitsplätze professionell ausstatten. Beide Orte müssen über Equipment verfügen, das Mitarbeiter organisiert und produktiv tätig sein lässt. In der Praxis sollten Sie hybride Arbeitsplätze daher unter anderem mit physischen Produkten für

• die Schreibtisch-Organisation,
• Videokonferenzsysteme und
• IP-Telefonie versehen.

Mitarbeiter benötigen wesentliche Elemente wie Monitorhalter, Einbausteckdosen, Webcams, Mikrofone, Headsets, Telefonanlagen und Kabelorganizer, um aufgeräumt und komfortabel durch ihren Arbeitsalltag navigieren zu können.

Stellen Sie die richtigen Tools zur Verfügung

Neben einer passenden physischen Ausstattung benötigen hybride Arbeitsplätze smarte Tools. Unverzichtbar ist dabei Software für diese drei Bereiche:

Projektmanagement

Damit Mitarbeiter effizient kollaborieren können, benötigen sie auf ihre Aufgaben zugeschnittene Projektmanagement-Tools. Mit diesen können sie Projekte im Team angehen, Aufgaben zuweisen, Deadlines festlegen und den aktuellen Stand auf einen Blick einsehen. Besonders gängig sind beispielsweise Tools wie Kanban, Notion und Trello. Welche Software sich am besten für hybride Arbeit eignet, müssen Unternehmen ihren Bedürfnissen nach entscheiden.

Kommunikation

Um sich immer wieder abzustimmen, Feedback zu geben und Probleme zu erörtern, benötigen Mitarbeiter die passenden Kommunikations-Tools. Dafür sind vor allem klassische Messenger relevant, die das Zurufen über den Schreibtisch ersetzen und das E-Mail-Aufkommen reduzieren. Und: Online-Meeting-Software wie Microsoft Teams, Skype Business und Zoom erlauben einen schnellen Face-to-Face-Austausch.

Workflows

Sie müssen das Office mit Remote-Arbeitsplätzen so vernetzen, dass Mitarbeiter von überall aus Dokumente abrufen, Nachrichten austauschen und virtuelle Meetings abhalten können. Dafür können Sie vor allem auf Cloud-Services setzen. Dateien und Software sind so zentral gespeichert und können von mehreren Teammitgliedern parallel und in Echtzeit eingesehen, verwendet und bearbeitet werden. Kurz: Mitarbeiter können ihren Workflow effizient und flexibel gestalten.

In Adobe Acrobat Pro können Arbeitnehmer beispielsweise ein Dokument mit einem Klick mit Teammitgliedern teilen und auf Desktop, Tablet oder Smartphone redigieren und kommentieren. Um die Zuständigkeiten im Dokument klar zu regeln, können sie sich per @-Adressierung gezielt ansprechen.

Stärken Sie den Teamzusammenhalt

Eine freundliche Atmosphäre im Büro wirkt sich positiv auf die Mitarbeiterpsyche und den Teamzusammenhalt aus. So haben bereits kleine, alltägliche Gesten wie ein Lächeln oder ein „Guten Morgen“ auf dem Flur eine positive Wirkung. Sie schaffen soziale Verbindungen, die eine Art Sicherheitsnetz bilden, in dem sich Mitarbeiter wohlfühlen. Das hat Auswirkungen auf die Praxis. Mitarbeiter sind motivierter und trauen sich eher, innovative Ideen zu äußern.

Wenn Angestellte vorwiegend im Homeoffice arbeiten, verfügen sie nicht über diese sozialen Verbindungen. Unternehmen sollten bei einem hybriden Arbeitsmodell daher regelmäßig Teamevents abhalten – am besten persönlich vor Ort. Ist das aufgrund einer räumlichen Distanz nicht möglich, können Teamevents auch online stattfinden. Dabei können Mitarbeiter beispielsweise Online Escape Rooms spielen oder eine virtuelle Weinprobe machen.

Team-Events sind vor allem für neue Mitarbeiter wichtig. Unternehmen können diese zwar digital einarbeiten, die sozialen Verbindungen erhalten sie jedoch erst, wenn sie ihre Kollegen persönlich oder über ein Video-Meetup kennenlernen.

Sollten Sie mit Ihrem Unternehmen auf ein Remote-Only-Modell umsteigen, sollten Sie Mitarbeiter auf anderen Wegen motivieren, sich zu treffen. GitLab ermutigt seine Angestellten beispielsweise, sich persönlich zu treffen. Dafür kommt das Unternehmen für ihre Anreise auf. Alternativ können Sie Angestellte auch über virtuelle Mittagspausen oder ein virtuelles Feierabendbier zusammenbringen. Hier sind Ihrer Kreativität keine Grenzen gesetzt.

Schaffen Sie klare Regeln für Erreichbarkeit und Arbeitszeiten

Während viele Vorgesetzte befürchten, dass Mitarbeiter im Homeoffice weniger arbeiten, ist in der Praxis oftmals das Gegenteil der Fall. Angestellte leisten mehr Stunden und haben das Gefühl, dass sie ständig online erreichbar sein müssen. Das ist jedoch weder gesund noch produktiv.

Um dem entgegenzuwirken, können Sie zum Beispiel Kernarbeitszeiten etablieren oder feste Termine wie einen morgendlichen Check-In und einen abendlichen Check-Out einführen. Das hilft, Anfang und Ende eines Arbeitstages klar zu markieren.

Wollen Sie Ihren Mitarbeitern freie Hand lassen, wann sie arbeiten, sollten Sie unmissverständlich klarstellen, dass ein Arbeitstag in der Regel nach 8 Stunden beendet ist. Und: Dass sie die gesetzlich vorgeschriebene Ruhezeit von 11 Stunden zwischen zwei Arbeitstagen einhalten müssen. Nur so können Sie vermeiden, dass hybride Arbeit Nachteile mitbringt.

Wer muss hybride Arbeit organisieren?

Manager und Teamleiter spielen eine zentrale Rolle, wenn Sie eine hybride Arbeitsweise in Ihrem Unternehmen einführen und organisieren wollen. Sie bilden die Brücke zwischen dem Unternehmen und den Mitarbeitern. Sie sind dafür verantwortlich, Autonomie, Motivation und Vertrauen in ihren Teams zu steigern.

Leitende Angestellte benötigen für diese Aufgabe nicht nur organisatorische Fähigkeiten, sondern auch emotionale Intelligenz und Online-Kommunikations-Skills. Unternehmen müssen daher die Führungskräfte in ihrer Organisation identifizieren, die innovativ denken, Tools auf eigene Faust testen und mit Routinen und Ansätzen für die hybride Arbeitsweise experimentieren können – und ihre Erfahrungen an Teams weitergeben.

Warum es nicht die eine Lösung für hybrides Arbeiten gibt

Hybride Arbeitsformen könnten nicht unterschiedlicher ausfallen. So geben einige Unternehmen ihren Mitarbeitern freie Hand, wann und wo sie ihre Aufgaben erledigen können. Andere dagegen legen fest, an wie vielen Tagen wer wo arbeiten darf.

Wichtig zu verstehen ist, dass es nicht die eine richtige Lösung für hybride Arbeit gibt. Denn: Hybride Arbeitsmodelle müssen zu internen Prozessen, aktuellen Projekten und Mitarbeitern passen. Das war bereits vor Corona so und wird auch nach Ende der Pandemie so sein. Sie müssen mit Ihrem Unternehmen daher einen individuellen Ansatz finden, der zu Ihrer Organisation passt.