1. Schaffen Sie ein zielgerichtetes Office-Design!
Ein zielgerichtetes Office-Design vereint die Anforderungen des Unternehmens und die Bedürfnisse der Mitarbeiter. Zusammen bilden sie die Richtschnur für eine Umgestaltung des Büros. Worauf müssen Sie dabei achten?
Neue Bedeutung des Büros verstehen
Mitarbeiter kommen nicht mehr jeden Tag ins Office. Das bedeutet jedoch nicht, dass der physische Raum weniger Bedeutung für die Mitarbeiter hat. Im Gegenteil: Menschen sind soziale Wesen. Sie werden das Büro daher besonders schätzen, um immer mal wieder mit ihren Kollegen zusammenzukommen, soziale Kontakte zu knüpfen und Ideen auszutauschen. Oder: Sie nutzen das Office, um Abwechslung zu ihrem Heimarbeitsplatz zu erhalten. Das physische Büro wird daher für viele Angestellte wichtiger.
Raum effizient nutzen
Wenn nicht mehr alle Mitarbeiter im Büro sind, ist es überflüssig, jedem Einzelnen einen Arbeitsplatz zur Verfügung zu stellen. In der Praxis benötigen Sie somit weniger Bürofläche. Sie könnten mit Ihrem Unternehmen daher theoretisch in einen kleineren Office-Space ziehen und so Geld sparen.
Oftmals macht es jedoch mehr Sinn, den neu gewonnenen Raum anders zu nutzen. Denn: Wenn Ihre Mitarbeiter im Büro zusammenkommen, benötigen Sie verstärkt Meeting- und Kollaborationsräume, die Ihnen Platz für eine effiziente Zusammenarbeit und einen persönlichen Austausch geben.
Experimentieren Sie dafür mit neuen Raumkonzepten. Testen Sie Besprechungsräume, Breakout-Zonen und private Arbeitskabinen, um herauszufinden, was Ihre Mitarbeiter im Büro besonders oft nutzen. Und: Für Angestellte und Freelancer, die nicht in Unternehmensnähe wohnen, können Sie Coworking Spaces anmieten. Auf diese Weise können Sie ihnen einen weiteren Arbeitsplatz neben ihrem eigenen Zuhause bieten.
Das Physische mit dem Digitalen verbinden
Um eine reibungsfreie Zusammenarbeit zu ermöglichen, müssen Sie die Lücke zwischen Büro und Homeoffice schließen. Als die Corona-Pandemie Angestellte zwang, von zuhause zu arbeiten, waren Videokonferenzen plötzlich alltäglich. Dabei zeigte sich schnell: Ein einfacher Laptop mit Webcam und eine Kommunikationssoftware wie Zoom reichen für eine produktive Zusammenarbeit nicht aus. Ein zielgerichtetes Office-Design muss daher über eine umfassende, hochmoderne Kommunikations- und Kollaborationsinfrastruktur verfügen.
Dazu zählt zum Beispiel Technologie mit hochwertigen Audio- und Videofunktionen, damit jeder jeden sehen und hören kann. Diese sollte zum Beispiel den aktiven Sprecher hervorheben und Namen und Profile einblenden. Und: Live-Untertitel, Live-Transkriptionen und Chats helfen, dem Gespräch einfacher und aktiv zu folgen.
Neben einem ausgereiften Videokonferenzsystem benötigen Sie auch digitale Whiteboards, mit denen Sie ohne Barrieren vom Büro und von zuhause aus kollaborieren können. Kurz gesagt: Investieren Sie in Technologie und Software, die Ihre Mitarbeiter überall und jederzeit verbindet.
2. Organisieren Sie die Belegung der Arbeitsplätze!
Wenn nicht mehr jeder Mitarbeiter seinen eigenen Arbeitsplatz hat, müssen Sie die Belegung der Schreibtische transparent organisieren. Dafür benötigen Sie eine Software, mit der Angestellte Arbeitsplätze schnell und einfach buchen können. Nur so können Sie Frustration vermeiden. Denn: Nichts ist ärgerlicher, als wenn Mitarbeiter den Weg zum Büro auf sich nehmen, dann jedoch keinen Arbeitsplatz finden.
3. Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter ein!
Damit Mitarbeiter motiviert und produktiv arbeiten, benötigen sie Arbeitszeitregelungen und Arbeitsplätze, die zu ihnen passen. Ist das nicht der Fall, sind sie demotiviert und fühlen sich unterbewertet. Die Folge: Früher oder später verlassen sie das Unternehmen.
Sie sollten Ihre Mitarbeiter daher in jeder Phase der Umstellung auf hybride Arbeit miteinbeziehen. Finden Sie also heraus, was sich Ihre Angestellten im Büro wünschen. Auf diese Weise decken Sie wichtige Schwerpunkte auf, die Sie bei einem Redesign des Office berücksichtigen müssen. Halten Sie Mitarbeiter zudem über den Fortschritt auf dem Laufenden. So fühlen sich diese konstant mit in den Prozess eingebunden. Sie können weitere Ideen einbringen, wie das neue Büro aussehen kann.
4. Bleiben Sie flexibel!
In einem ersten Schritt hin zu hybrider Arbeit ist es wichtig, die neue Funktion des Büros zu identifizieren. Die gewonnenen Erkenntnisse sollten Sie jedoch nicht in ein starres Konzept verwandeln. Denn: Hybride Arbeit wird sich in jedem Unternehmen anders entwickeln. Stellen Sie daher sicher, dass Sie ein Konzept für hybride Arbeit entwerfen, das Sie immer wieder unkompliziert anpassen können.
Um beispielsweise neue Bedürfnisse für das Büro-Layout auszumachen, benötigen Sie ein Arbeitsplatzbuchungssystem, mit dem Sie die Nutzung von Arbeitsplätzen auswerten können. Auf diese Weise können Sie Ineffizienzen und Nachfragespitzen erkennen und so Ihr Office-Design optimieren.
Fazit
Die Einführung hybrider Arbeit erfordert nicht nur, eine produktive Arbeitsumgebung für das Homeoffice zu schaffen. Sie müssen auch das Unternehmensbüro so anpassen, dass es die Anforderungen einer physisch-digitalen Kollaboration erfüllt. Dabei sollten stets die Bedürfnisse der Mitarbeiter im Mittelpunkt stehen. Sie entscheiden, wie sie sich wohlfühlen und was sie benötigen, um sich auf ihre Aufgaben konzentrieren zu können. Eine entscheidende Rolle spielt dabei die richtige Technologie. Sie vernetzt Arbeitsplätze so miteinander, dass keine Lücke mehr zwischen Unternehmensbüro und Homeoffice besteht.